ניתן לראות בתהליך עבודה כזרימה בצד השרת שבה ניתן לבצע אוטומציה של משימות כגון הוספה או הסרה של תגיות, הגדרת משתני שדות מותאמים אישית, ביצוע קריאות API חיצוניות.
בדרך זו השיחה עם המנוי לא תושפע מהצורך להמתין להחלת כל הפעולות הללו והחוויה תהיה חלקה ככל האפשר עבור המשתמש הסופי.
יצירת תהליך עבודה
ליצירת תהליך עבודה יש לעבור לסקירת הזרימות על ידי בחירת Flows מהתפריט הצדדי השמאלי.
לאחר מכן יש ללחוץ על הכפתור + New Sub Flow
יש לבחור את סוג זרימת ה-workflow ולאחר מכן לתת לו שם. לאחר סיום יש ללחוץ על הכפתור Create כדי להתחיל ליצור את ה-workflow.
לאחר יצירת הזרימה והגעה לבונה הזרימה, ניתן להבחין שתהיה גישה למספר מצומצם יותר של בלוקים בהשוואה לבחירה בזרימה רגילה או זרימת פונקציה.
הבלוקים הזמינים הם:
Action
Condition
Split
Send Email
Send Message
Comment
כפי שצוין, זרימה זו מיועדת ליצירת זרימת backend שניתן להפעיל מכל זרימה אחרת בתוך הצ'אטבוט כדי לטפל במשימות מערכת כמו הוספת תגיות, הגדרת שדות מותאמים אישית, אך גם שליחת הודעות דוא"ל.
דוגמה ל-Workflow
להלן דוגמה לאופן השימוש ב-workflow.
משתמש נרשם עם כתובת דוא"ל ו/או מספר טלפון ויש צורך לסנכרן מידע זה עם פלטפורמת ה-CRM הנבחרת.
ברגע שהפרטים נאספו מהמשתמש, ניתן לבצע קריאת API באמצעות בלוק external request בתוך מודול ה-action.
כמו כן, יש צורך לתייג את המשתמש בתוך הצ'אטבוט על השלמת שלב ה-onboarding. לאחר מכן נשלחת הודעת דוא"ל למנהל על יצירת ליד חדש לצורך מעקב.
workflow יכול להיראות אז בצורה הבאה:
אם לשלב זאת בתוך הזרימה שמנהלת את השיחה בפועל, זה עלול להפוך לבעיה מכיוון שהשיחה עלולה להיות בהמתנה למשך מספר שניות או יותר כדי לסיים את כל תהליכי המערכת הללו. וייתכן שהמשתמש יאבד מכיוון שהוא או היא חושבים שהשיחה הסתיימה.
הפעלת זרימת עבודה
פשוט מאוד להפעיל את זרימת העבודה לעיל בתוך כל זרימה אחרת שנבנית.
יש להוסיף בלוק פעולה, לעבור אל פעולות מתקדמות, ואז לבחור הפעלת זרימת עבודה בתחתית
לאחר מכן ניתן לבחור כל זרימת עבודה שנוצרה. זרימת העבודה הזו תעובד אז ברקע בעוד השיחה עם המשתמש לא תושפע ותמשיך ללא כל עיכוב.