תיעוד שירותי הזמנות

תוכן עניינים

סקירה כללית

שירות ההזמנות הוא מערכת מקיפה לניהול פגישות המאפשרת:

• יצירה וניהול של שירותי הזמנות עבור העסק

• תזמון פגישות עם תזכורות אוטומטיות

• מעקב אחר סטטוס ההזמנה לאורך כל מחזור החיים

• שליחת מעקבים אוטומטיים לאחר הפגישות

• אינטגרציה עם תהליכי העבודה של הצ'אטבוט

חשוב: שירותי ההזמנות משותפים לכל הבוטים במרחב העבודה, עם מגבלה מקסימלית של 20 שירותי הזמנות.

תכונות עיקריות

1. שירותי הזמנות

• הגדרת סוגים שונים של פגישות (ייעוץ, פגישות, שירותים וכו')

• הגדרת משך זמן ברירת מחדל לכל סוג שירות

• הגדרת מזהי שירות מותאמים אישית (Service UID)

• הפעלה/השבתה של שירותים לפי הצורך

2. תזכורות אוטומטיות

• הגדרת עד 5 רצפי תזכורות לכל שירות

• הגדרת תזמון תזכורות (ימים, שעות, דקות לפני הפגישה)

• התאמה אישית של הודעות תזכורת

• הפעלה אוטומטית של תזכורות על בסיס הזמן המתוזמן

3. מעקבים אוטומטיים

• הגדרת עד 5 רצפי מעקב לכל שירות

• שליחת מעקבים לאחר פגישות שהושלמו או אי-הגעה

• הגדרת תזמון מעקב (ימים, שעות, דקות לאחר הפגישה)

• התאמה אישית של הודעות מעקב

4. ניהול סטטוס הזמנות

מעקב אחר הזמנות לאורך מחזור החיים המלא שלהן:

• ממתין: מצב הזמנה ראשוני

• מאושר: ההזמנה אושרה

• בתהליך: הפגישה החלה

• הושלם: הושלם בהצלחה

• בוטל: ההזמנה בוטלה

• אי-הגעה: הלקוח לא הגיע

• לא פעיל: השירות אינו פעיל עוד

5. מידע על הזמנה

• זמני התחלה וסיום

• משך זמן (בדקות)

• פרטי מיקום

• מעקב מקור

• מטא-דאטה מותאם אישית

• מערכת דירוג (0-5 כוכבים)

• סיבות ביטול/תזמון מחדש

• יומני ביקורת מלאים

תחילת העבודה

דרישות מוקדמות

• חשבון מרחב עבודה עם תוסף Ticket/Lists/Bookings מופעל

• גישה לניהול שירותי הזמנות

• הבנה בסיסית של אזור הזמן של מרחב העבודה

שלבי הגדרה ראשוניים

1. ניווט לשירותי הזמנות

   • מעבר להגדרות מרחב העבודה

   • בחירת "שירותי הזמנות" מהתפריט

2. יצירת שירות ההזמנות הראשון

   • לחיצה על כפתור "+ שירות הזמנות"

   • מילוי המידע הנדרש

   • הגדרת תזכורות ומעקבים

   • שמירת השירות

3. אינטגרציה עם צ'אטבוט

   • שימוש ב-Service UID להפניה לשירות בתהליכי הבוט

   • הגדרת טריגרים לאירועי הזמנה

   • הגדרת תגובות אוטומטיות

איך זה עובד

ארכיטקטורת המערכת

מערכת ההזמנות פועלת על בסיס משימות מתוזמנות:

1. יצירת הזמנה: כאשר נוצרת הזמנה, המערכת מייצרת אוטומטית לוחות זמנים לתזכורות ומעקבים על בסיס ההגדרות.

2. עיבוד תזכורות:

   • רץ כל דקה

   • בודק תזכורות ממתינות בחלון של שעתיים

   • שולח תזכורות ומעדכן סטטוס ל-"נשלח"

3. אירועי פגישה:

   • התחלת פגישה: מופעל אוטומטית כאשר מגיע זמן ההתחלה

   • סיום פגישה: מופעל אוטומטית כאשר מגיע זמן הסיום

4. עיבוד מעקבים:

   • מתוזמן לאחר השלמת הזמנה או אי-הגעה

   • רץ על אותו לוח זמנים כמו תזכורות

   • נשלח רק עבור הזמנות שהושלמו או אי-הגעה

הגדרת שירותי הזמנות

שלב 1: יצירת שירות הזמנות

שדות נדרשים:

• שם: שם תצוגה לשירות (מקסימום 100 תווים)

• Service UID: מזהה ייחודי באמצעות תווים אלפאנומריים (מקסימום 50 תווים)

  • לא ניתן לשינוי לאחר היצירה

  • דוגמה: consultation_30min, demo_call, support_session

• תיאור: תיאור מפורט (מקסימום 1,000 תווים)

• משך זמן ברירת מחדל: משך זמן בדקות (0-1000)

• סטטוס: פעיל או לא פעיל

שלב 2: הגדרת תזכורות

עבור כל תזכורת:

1. מספר רצף: מוקצה אוטומטית (1-5)

2. כותרת: תיאור קצר (מקסימום 50 תווים)

3. תיאור: הודעה מפורטת (מקסימום 500 תווים)

4. תזמון: הגדרת מתי לשלוח את התזכורת

   • ימים לפני זמן ההתחלה

   • שעות לפני זמן ההתחלה

   • דקות לפני זמן ההתחלה

5. סטטוס: פעיל או לא פעיל

דוגמה להגדרת תזכורת:

תזכורת 1:
- כותרת: "פגישה מחר"
- ימים: 1, שעות: 0, דקות: 0
- תיאור: "הפגישה שלך מחר בשעה [TIME]"

תזכורת 2:
- כותרת: "פגישה בעוד שעה"
- ימים: 0, שעות: 1, דקות: 0
- תיאור: "הפגישה שלך מתחילה בעוד שעה"

שלב 3: הגדרת מעקבים

עבור כל מעקב:

1. מספר רצף: מוקצה אוטומטית (1-5)

2. כותרת: תיאור קצר (מקסימום 50 תווים)

3. תיאור: הודעה מפורטת (מקסימום 500 תווים)

4. תזמון: הגדרת מתי לשלוח את המעקב

   • ימים לאחר זמן הסיום

   • שעות לאחר זמן הסיום

   • דקות לאחר זמן הסיום

5. סטטוס: פעיל או לא פעיל

דוגמה להגדרת מעקב:

מעקב 1:
- כותרת: "איך הייתה הפגישה?"
- ימים: 0, שעות: 2, דקות: 0
- תיאור: "נשמח לשמוע על החוויה"

מעקב 2:
- כותרת: "סקר מעקב"
- ימים: 1, שעות: 0, דקות: 0
- תיאור: "נא להקדיש רגע למילוי הסקר שלנו"

ניהול הזמנות

יצירת הזמנה

מידע נדרש:

• Service UID או מזהה שירות הזמנות

• זמן התחלה (באזור הזמן של מרחב העבודה)

• סטטוס ראשוני (ממתין או מאושר)

מידע אופציונלי:

• משך זמן מותאם אישית (עוקף ברירת מחדל)

• מיקום (מקסימום 1,000 תווים)

• מקור (מקסימום 100 תווים)

• מטא-דאטה (מקסימום 5,000 תווים)

• הערות (מקסימום 1,000 תווים)

הערות חשובות:

• זמן ההתחלה חייב להיות בעתיד

• תזכורות מתוזמנות אוטומטית

פעולות הזמנה

1. אישור הזמנה

• משנה סטטוס מממתין למאושר

• זמין רק עבור הזמנות ממתינות

• שולח אירוע BOOKING_CONFIRMED

2. תזמון מחדש של הזמנה

• מעדכן זמן התחלה, זמן סיום ומשך זמן

• ניתן לשנות סטטוס לממתין או מאושר

• שומר תזכורות שכבר נשלחו

• מתזמן מחדש תזכורות שנותרו

• דורש סיבת תזמון מחדש (מקסימום 500 תווים)

הגבלות:

• לא ניתן לתזמן מחדש הזמנות בתהליך

• לא ניתן לתזמן מחדש הזמנות במצב סופי (בוטל, הושלם, אי-הגעה)

3. ביטול הזמנה

• משנה סטטוס לבוטל

• מבטל את כל התזכורות והמעקבים הממתינים

• דורש סיבת ביטול (מקסימום 500 תווים)

• לא ניתן לבטל הזמנות במצב סופי

4. סימון כהושלם

• משנה סטטוס להושלם

• מדלג על תזכורות שלא נשלחו

• מתזמן הודעות מעקב

• לא ניתן להשלים הזמנות במצב סופי

5. סימון כאי-הגעה

• משנה סטטוס לאי-הגעה

• מדלג על תזכורות שלא נשלחו

• מתזמן הודעות מעקב (כמו הושלם)

• לא ניתן לסמן הזמנות במצב סופי כאי-הגעה

6. עדכון דירוג

• הגדרת דירוג מ-0 עד 5 כוכבים

• ניתן לעדכון בכל עת

• רושם את שינוי הדירוג

7. עדכון פרטי הזמנה

• שינוי מיקום, מקור או מטא-דאטה

• לא משפיע על סטטוס או לוח זמנים

8. מחיקת הזמנה

• מסיר לצמיתות את ההזמנה

• מוחק את כל התזכורות, המעקבים והיומנים המשויכים

• לא ניתן לביטול

תזכורות ומעקבים

התנהגות תזכורות

תזמון:

• נוצר כאשר נוצרת הזמנה

• מחושב כ: start_time - (days + hours + minutes)

• סטטוס מוגדר ל-"ממתין" אם בעתיד, "דולג" אם בעבר

שליחה:

• תזכורות נשלחות כאשר מגיע הזמן המתוזמן

• סטטוס משתנה ל-"נשלח"

• ממתין: ממתין לשליחה

• נשלח: נמסר בהצלחה

• דולג: לא נשלח (הזמן עבר או ההזמנה בוטלה)

• בוטל: ההזמנה בוטלה

תזמון מחדש:

• רק תזכורות שלא נשלחו מתוזמנות מחדש

• תזכורות שנשלחו נשמרות

• זמנים מתוזמנים חדשים מחושבים

התנהגות מעקב

תזמון:

• נוצר רק כאשר ההזמנה מסומנת כהושלמה או אי-הופעה

• מחושב כ: end_time + (ימים + שעות + דקות)

• הסטטוס מוגדר ל-"ממתין" אם בעתיד, "דולג" אם בעבר

שליחה:

• מעקבים נשלחים כאשר הזמן המתוזמן מגיע

• הסטטוס משתנה ל-"נשלח"

• רושם חותמת זמן של שליחה

• מפעיל אירוע FOLLOWUP_SENDING

חשוב:

• מעקבים לא נוצרים בזמן ההזמנה

• הם מתוזמנים רק לאחר השלמה או אי-הופעה

• הזמנות מבוטלות לא מקבלות מעקבים

מחזור חיי הזמנה

מעברי מצב

נוצר → ממתין → מאושר → בתהליך → הושלם
                 ↓                          ↓
              בוטל                    אי-הופעה

זרימת אירועים

1. BOOKING_CREATED: יצירת הזמנה ראשונית

2. BOOKING_CONFIRMED: הזמנה אושרה על ידי משתמש או מערכת

3. REMINDER_SENDING: כל תזכורת בעת שליחתה

4. MEETING_STARTED: זמן ההתחלה הגיע

5. MEETING_ENDED: זמן הסיום הגיע (משלים הזמנה אוטומטית)

6. BOOKING_COMPLETED: הושלם באופן ידני או אוטומטי

7. BOOKING_NO_SHOW: סומן כאי-הופעה

8. FOLLOWUP_SENDING: כל מעקב בעת שליחתו

9. UPDATE_RATING: דירוג עודכן

10. BOOKING_RESCHEDULED: זמן ההזמנה שונה

11. BOOKING_CANCELLED: הזמנה בוטלה

שינויי סטטוס אוטומטיים

• ממתין/מאושר ← בתהליך: כאשר start_time מגיע

• בתהליך ← הושלם: כאשר end_time מגיע (באמצעות תהליך אוטומטי)

פעולות API

ניהול שירותים

• list_booking_services: קבלת כל שירותי ההזמנות

• get_booking_service: קבלת פרטי שירות ספציפי

• list_booking_service_reminders: קבלת תזכורות עבור שירות

• list_booking_service_followups: קבלת מעקבים עבור שירות

ניהול הזמנות

• list_bookings: קבלת הזמנות (מסוננות לפי משתמש, שירות, סטטוס)

• get_booking: קבלת פרטי הזמנה ספציפית

• create_booking: יצירת הזמנה חדשה

• confirm_booking: אישור הזמנה ממתינה

• reschedule_booking: שינוי זמן הזמנה

• cancel_booking: ביטול הזמנה

• mark_booking_completed: סימון כהושלם

• mark_booking_no_show: סימון כאי-הופעה

• update_booking_rating: עדכון דירוג

פרמטרים

פרמטרים נפוצים:

• bot_user_ns: מזהה משתמש בוט (לבדיקות)

• service_uid: מזהה שירות ייחודי

• booking_id: מזהה הזמנה ספציפי

יצירת הזמנה:

• start_time: פורמט ISO 8601 UTC (לדוגמה, "2020-01-02T12:30:00Z")

• duration: דקות (אופציונלי, משתמש בברירת מחדל אם לא צוין)

• pending_or_confirmed: סטטוס ראשוני

• location: מיקום הפגישה

• source: מקור ההזמנה

• metadata: נתונים מותאמים אישית (מחרוזת JSON)

• notes: הערות נוספות

עדכוני סטטוס:

• reschedule_reason: סיבה לתזמון מחדש (מקסימום 500 תווים)

• cancel_reason: סיבה לביטול (מקסימום 500 תווים)

• rating: מספר בין 0-5

דיאגרמות רצף

זרימת יצירת הזמנה

משתמש → מערכת: בקשת יצירת הזמנה
מערכת → מסד נתונים: יצירת רשומת הזמנה
מערכת → מסד נתונים: יצירת לוחות זמנים לתזכורות
מערכת → מסד נתונים: שמירת רשומות תזכורות
מערכת → EventDispatcher: שליחת BOOKING_CREATED
EventDispatcher → טריגרים: עיבוד טריגרים מוגדרים
מערכת → משתמש: החזרת אישור הזמנה

זרימת עיבוד תזכורות

CronJob → מערכת: הרצת מעבד תזכורות (כל דקה)
מערכת → מסד נתונים: שאילתת תזכורות ממתינות (חלון של שעתיים)
מסד נתונים → מערכת: החזרת תזכורות ממתינות
מערכת → Validator: בדיקת סטטוס הזמנה
Validator → מערכת: אימות שהשירות פעיל
מערכת → BotUser: אחזור פרטי משתמש בוט
מערכת → EventDispatcher: שליחת אירוע REMINDER_SENDING
EventDispatcher → טריגרים: הפעלת זרימת תזכורת
מערכת → מסד נתונים: עדכון סטטוס תזכורת ל-'נשלח'
מערכת → מסד נתונים: רישום חותמת זמן של שליחה

זרימת השלמת הזמנה

משתמש/מערכת → מערכת: סימון הזמנה כהושלמה
מערכת → מסד נתונים: עדכון סטטוס הזמנה ל-'הושלם'
מערכת → מסד נתונים: דילוג על תזכורות שלא נשלחו
מערכת → מסד נתונים: חישוב לוחות זמנים למעקבים
מערכת → מסד נתונים: יצירת רשומות מעקב
מערכת → EventDispatcher: שליחת BOOKING_COMPLETED
EventDispatcher → טריגרים: עיבוד טריגרי השלמה
מערכת → משתמש: החזרת תגובת הצלחה

אוטומציה של התחלה/סיום פגישה

CronJob → מערכת: הרצת מעבד הזמנות (כל דקה)
מערכת → מסד נתונים: שאילתת הזמנות עם start_time שהגיע
מסד נתונים → מערכת: החזרת הזמנות תואמות
מערכת → EventDispatcher: שליחת אירוע MEETING_STARTED
מערכת → מסד נתונים: עדכון סטטוס ל-'בתהליך'

[מאוחר יותר...]

מערכת → מסד נתונים: שאילתת הזמנות עם end_time שהגיע
מסד נתונים → מערכת: החזרת הזמנות תואמות
מערכת → EventDispatcher: שליחת אירוע MEETING_ENDED
מערכת → מסד נתונים: עדכון סטטוס ל-'הושלם'
מערכת → מסד נתונים: תזמון מעקבים

זרימת תזמון מחדש

משתמש → מערכת: בקשת תזמון מחדש
מערכת → Validator: בדיקת סטטוס הזמנה
Validator → מערכת: אימות אפשרות תזמון מחדש
מערכת → מסד נתונים: קבלת רצפי תזכורות שנשלחו
מערכת → מסד נתונים: מחיקת תזכורות שלא נשלחו
מערכת → מסד נתונים: עדכון זמני הזמנה
מערכת → מסד נתונים: הגדלת reschedule_count
מערכת → מסד נתונים: חישוב לוחות זמנים חדשים לתזכורות
מערכת → מסד נתונים: יצירת רשומות תזכורות חדשות
מערכת → EventDispatcher: שליחת BOOKING_RESCHEDULED
מערכת → משתמש: החזרת הזמנה מעודכנת

https://mermaid.live/edit#pako:eNqdVs1u00AQfpXVHlArpSbOf30oKqkQHFpVCT2ActnaY8eK7Q2764RQ9SVoj0gcuXDhlXgCHoFZ_-XPTgy52M7OtzPzzTez-0Bt7gC1qIRPMUQ2XPnMEyycRAR_cyaUb_tzFilyJ0Hs_zteSQUl1ldMsXsmYRKlazdcAeELEMk-jXzZIqZBhgKY8iOPMPKa85l-G4NY-HaB1pizi4vUmZUCgNzAch9QYj4Gla-TGxYCeUGuYoEuecX2PHJ9LxZARhD6kQNCkpPlFCKiOJEQOadHYG94EPDlWTwvx6UARK5ZGLMFlOeSGaO1dmeR39-eimRSHhwyjm0bpHTjIFgdJbxlkGs226K7Ns0V9AZgrxl-kfCN_uDlez-EWilXGl3GiodYKZthamRsT8GJg426VHOUk5lURYTglJv--f70I7dJFEGukUnmAWYRqaNkto11iJtR7cJyrjQjBGnFRCQ-U3sis7wqaRhOwZ4RlwvixFDgZFVKz89FLFka5dGcgOEZDTKhH3gsCJvPuR-pEAHEl6jZkAvBlxN6epSGDmoKIOnhtOZVHnMrqXBWEKXZYEL4C5CVud_NHa3C-6ye2EoT-i4it4J7Aks1oZWF_VW4G2t32CgYkO-imNLWPxYkduz_hzjk4TwAdLoT4FYL5HouBkauPnmU8u6m8tYDp6b03MLhP2rP3fBUTvvXn_vp1FPhW74kSybJakeNr-pIsGeg5rNk6gy3kT7vpNLFKnBwaL7pMXh8qmVSyKfPQdsR4Fiz40AD1v1aVo_SybYO-9BsSwNytmdcrdnWx5OZ4Y0gqMVnanrwoMCWXfgO5LumoYyAyfwcLuHomolZkTFqI8PupLyl1zSQyyAgt9jBKVP1j4vS_XeOi83493ilDeoJ36GWEjE0aAi4qD_pg95yQtUUUBPUwlcHXBYHSk-IR4Thxekj52GOFDz2ptRyWSDxK07qmN3OChPQaQ15jG6t9uA82YNaD_Qztcx-0-g2W-ag2e91-50WLq6odWb2zHOj2-noZ7_XH5j9xwb9krhtG6222Ry0e22za3a7zXbn8S_zaHZ2

שיטות עבודה מומלצות

1. הגדרת שירות

• שימוש בשמות שירות ברורים ותיאוריים

• יצירת Service UIDs ייחודיים שקל להתייחס אליהם

• הגדרת משכי זמן ברירת מחדל ריאליסטיים

• בדיקת תזמון תזכורות ומעקבים לפני השקה

2. אסטרטגיית תזכורות

• הימנעות מתזכורות מוגזמות (2-3 תזכורות בדרך כלל מספיקות)

• ריווח תזכורות באופן מתאים (לדוגמה, יום לפני, שעה לפני)

• הפיכת הודעות תזכורת לברורות וניתנות לפעולה

• הכללת פרטי הזמנה רלוונטיים בתזכורות

3. אסטרטגיית מעקב

• שליחת מעקב מיידי למשוב (2-4 שעות לאחר מכן)

• שליחת בקשת סקר 24 שעות לאחר הפגישה

• שמירה על הודעות מעקב קצרות וממוקדות

• הכללה תמיד של אפשרויות ביטול הרשמה

4. ניהול הזמנות

• מתן סיבות ביטול תמיד לצורכי ניתוח

• שימוש בשדה ההערות ללכידת הקשר חשוב

• עדכון דירוגים למעקב אחר איכות השירות

• סקירת יומני הזמנות באופן קבוע

5. בדיקות

• בדיקת מחזור חיי ההזמנה המלא לפני ההשקה

• אימות תזמון תזכורות באזור הזמן שלכם

• בדיקת תרחישי תזמון מחדש

• אימות שטריגרי אירועים מופעלים כראוי

פתרון בעיות

בעיות נפוצות

תזכורות לא נשלחות:

• בדיקה שהתזכורת מוגדרת ל-"פעיל"

• אימות שהזמן המתוזמן הוא בעתיד

• אישור ששירות ההזמנות פעיל

• בדיקה שסטטוס ההזמנה אינו במצב סופי

מעקבים לא נשלחים:

• מעקבים נשלחים רק לאחר השלמה או אי-הופעה

• בדיקה שהמעקב מוגדר ל-"פעיל"

• אימות שההזמנה הושלמה/אי-הופעה (לא בוטלה)

• אישור שהזמן המתוזמן נכון

אי אפשרות לתזמן מחדש:

• וידוא שההזמנה אינה במצב סופי

• אימות שההזמנה אינה בתהליך כרגע

• בדיקה שהשירות עדיין פעיל

בעיות אזור זמן:

• כל הזמנים נשמרים ב-UTC

• זמני תצוגה מומרים לאזור הזמן של סביבת העבודה

• אימות שהגדרות אזור הזמן של סביבת העבודה נכונות

מגבלות ואילוצים

• מקסימום שירותי הזמנות: 20 לכל סביבת עבודה

• מקסימום תזכורות: 5 לכל שירות

• מקסימום מעקבים: 5 לכל שירות

• מגבלות שדות:

  • שם: 100 תווים

  • Service UID: 50 תווים

  • תיאור: 1,000 תווים